Procurement
Procurement er den samlede proces, hvor din virksomhed skaffer og følger op på de varer og ydelser, I har brug for – fra behovet opstår, til leverandøren er valgt, aftalen er indgået, og leverancen er i hus.
Det er bredere end traditionelt indkøb, for procurement dækker også sourcing, leverandørstyring, kontrakter, risikostyring og opfølgning på, hvordan leverandørerne rent faktisk klarer sig. Jo mere komplekst dit sortiment og din leverandørbase bliver, jo mere afgørende bliver det at have styr på hele den kæde – ikke kun selve bestillingen.
Hvad er forskellen på procurement, indkøb og sourcing?
De tre ord bliver ofte brugt i flæng, men de dækker forskellige dele af samme opgave.
Indkøb er den operationelle del: at oprette ordrer, følge op på leverancer, håndtere ændringer og sikre, at varerne rent faktisk kommer hjem.
Sourcing handler om at finde og vælge de rigtige leverandører – gennem markedsafsøgning, forhandling og risikovurdering.
Procurement er paraplyen, der binder det hele sammen: sourcing, indkøb, kontraktstyring, leverandørsamarbejde og de strategiske beslutninger om, hvem I handler med, og hvor meget risiko I vil acceptere.
Tag en produktionsvirksomhed, der skal bruge en ny komponentleverandør: sourcing finder og vurderer kandidaterne, indkøb lægger selve ordren og følger op på leverancen, mens procurement binder det hele sammen – fra kontrakt og risiko til opfølgning på, hvordan leverandøren klarer sig over tid.
Når nogen spørger, hvad forskellen er på purchasing og procurement, er svaret stort set det samme: purchasing lægger ordren, procurement dækker alt før, under og efter.
I praksis er opdelingen sjældent så skarp. I mange virksomheder sidder de samme personer med både det daglige indkøb og de mere strategiske opgaver som leverandørvalg, forhandling og risikovurdering. Forskellen handler derfor mere om opgaverne og ansvaret end om, hvem der udfører dem.
Hvornår starter procurement i praksis?
Procurement begynder længe før den første indkøbsordre bliver oprettet. Beslutninger om, hvilke produkter I sælger, hvilke leverandører I bruger, hvor meget risiko I accepterer, og hvor meget lager I er villige til at binde for at leve op til kundernes forventninger til leveringstid, lægger grunden for hele procurement-arbejdet.
Jo tidligere procurement bliver koblet på den slags beslutninger, jo færre af dem ender som dyre overraskelser længere nede i kæden.
Hvilke fejl laver virksomheder oftest i procurement?
Den mest almindelige er at tro, at procurement handler om at forhandle prisen ned. Det gør det kun delvist.
Leverandørvalget påvirker nemlig også leveringstid, servicegrad, lagerbinding, planlægningssikkerhed og jeres samlede risiko – og en billig leverandør kan hurtigt vise sig dyr, hvis I samtidig skal bygge store sikkerhedslagre eller leve med ustabile leverancer.
Den anden fejl er at behandle alle leverandører ens. Nogle er strategisk kritiske for jeres forretning. Andre er langt lettere at erstatte. Styringen bør se vidt forskellig ud alt efter hvilken kategori, leverandøren falder i.
Hvordan kommer du i gang med at styrke procurement?
Start med at identificere de leverandører og produkter, der reelt skaber mest kompleksitet og risiko for jer – lange leveringstider, ustabil levering, høje minimumsordrer eller for få alternative leverandører er typiske kandidater.
Kobl derefter procurement tættere til resten af supply chain, så beslutninger om leverandører hænger sammen med lagerklassificering og supply chain-analyse i stedet for at leve deres eget liv i en silo.
Den billigste leverandør er ikke nødvendigvis den billigste løsning – og det er netop den sammenhæng, procurement skal holde styr på.