Indkøbsordre
En indkøbsordre er den formelle bestilling, du sender til en leverandør, når din virksomhed køber varer, materialer eller ydelser. Den fastsætter, hvad der bestilles, i hvilke mængder, til hvilken pris og på hvilke betingelser – og fungerer som grundlag for både lagerstyring, leveranceopfølgning og fakturering. Jo flere åbne indkøbsordrer du har i omløb, jo mere afgørende bliver det, at de bliver fulgt tæt.
Hvad skal en indkøbsordre indeholde?
En indkøbsordre indeholder typisk oplysninger om, hvilke varer eller ydelser der bestilles, i hvilken mængde, til hvilken pris og med hvilken leveringsdato. Et ordrenummer gør det desuden muligt at spore bestillingen gennem hele forløbet – fra bekræftelse hos leverandøren til varemodtagelse og fakturering.
Leverandørens minimumsordremængde (MOQ) kan også have betydning for, hvor meget der bestilles. Hvis leverandøren kræver en større ordre, end virksomheden egentlig har brug for, kan det føre til ekstra lager og øget kapitalbinding.
Hvad er forskellen på en indkøbsordre, en ordrebekræftelse og en faktura?
De tre dokumenter hører sammen, men løser hver sin opgave. Indkøbsordren er din bestilling til leverandøren – det, du beder om at få leveret. Ordrebekræftelsen er leverandørens svar: en bekræftelse af, at ordren er modtaget, og ofte også af pris og leveringstidspunkt. Fakturaen er leverandørens krav om betaling i henhold til de aftalte betingelser.
Stemmer oplysningerne i dokumenterne ikke overens, kan det afsløre uoverensstemmelser om pris, mængde eller leveringsbetingelser.
Hvad sker der, når det leverede afviger fra indkøbsordren?
Selv små afvigelser kan få store konsekvenser. Bliver en kritisk komponent leveret for sent, i forkert mængde eller med forkert varenummer, kan det ramme produktion, kundeordrer og lagerplanlægning flere uger frem.
Jo flere åbne indkøbsordrer, leverandører og lange leveringstider en virksomhed arbejder med, desto vigtigere bliver det at følge op på, om leverancerne stemmer med det bestilte. Det gør det lettere at opdage forsinkelser i tide, før de påvirker planlægningen i resten af supply chain.