Case: Alfa Laval
“Nu taler vi samme sprog og alle ved, hvad vi snakker om. Ikke kun i én afdeling men hele vejen igennem organisationen.”
– Interview med Supply Chain & Operations Project Manager hos Alfa Laval, Martin Briand
Med 60 fabrikker spredt over hele verden, oplevede Alfa Laval 60 forskellige måder at drive supply chain og resultatet blev bl.a. ukurans, længere leveringstid og for høj kapitalbinding.
Alfa Lavals overordnede behov var at standardisere måden fabrikkerne planlagde og disponerede deres rå- og færdigvarelagre samt at nedbringe deres kapitalbinding.
Alfa Lavals løsning på problemet er både teknisk og menneskeligt:
Platformen består af Insights og Actions: Inact Now samler, analyserer og beriger alt relevant data fra Alfa Lavals ERP-system og genererer konkrete handlingspunkter til medarbejderne.
Derudover har Alfa Laval arbejdet sammen med konsulenterne i Inact, både i opstarten og løbende. På den måde har Alfa Laval fået løbende sparring til, hvordan de kunne ændre parametre og adfærd hos medarbejderne – på baggrund af platformen.
The Alfa Laval Way
Alfa Laval er gået fra at drive supply chain på den enkelte indkøbers mavefornemmelse, til at bruge strømlinede processer og standarder, der er optimeret på baggrund af data – The Alfa Laval Way.
25% lagerreduktion på grund af konkret adfærd
I dag kan medarbejderne nemt oversætte data til konkret adfærd, så de kan arbejde aktivt med at nedbringe lageret og undgå for stor kapitalbinding. En af fabrikkerne har f.eks. nedbragt lageret med 25%.
Slut med siloer og synsninger
En sidste og vigtig forandring for Alfa Laval er det fælles sprog, der giver større forståelse for data og hvordan medarbejderne konkret skal reagere på de data. Alfa Laval har bygget en bro af øget bevidsthed på tværs af hele organisationen.
Du kender nok Alfa Laval af navn, men hvad er det egentlig de laver?
Alfa Laval har 60 fabrikker globalt og er en af verdens største leverandører af produkter til primært energi, miljø, fødevare og marineindustrien. Alfa Laval er verdensførende inden for tre nøgleteknologier:
Under de tre teknologier, findes der hundredvis forskellige produkter, der bliver produceret på forskellige fabrikker globalt.
Alfa Laval leverer bl.a. centrifuger til mejeriindustrien: Før din mælk til kaffen blev til skummetmælk, blev råmælken slynget i en centrifuge for at adskille fløde og skummetmælk.
Mød Martin fra Alfa Laval
I casen møder du Martin Briand, der er Supply Chain & Operations Project Manager indenfor produkt kategorierne Seperatorer og Dekantere. I praksis betyder det, at han er ansvarlig for at udvikle, standardisere og optimere indkøb, produktion og planlægning på Alfa Lavals fabrikker.
En klassisk udfordring
Evnen til at udvikle nye teknologier, altså R&D (Research and Development), har gjort Alfa Laval til en verdensomspændende virksomhed, der sælger til over 100 forskellige lande i dag.
Væksten har resulteret i 60 fabrikker, spredt over hele verden og med tiden opstod der lige så mange forskellige måder at købe ind på, source og beregne planlægningsparametre.
Helt konkret betød det 60 forskellige måder at gøre tingene på i hverdagen, hvilket gjorde det frustrerende og tidskrævende at lave forbedringer.
“Hvis jeg skal forbedre på bare tre forskellige processer, skal jeg gøre det på 60 forskellige måder for at få alle med.”
Med 60 fabrikker spredt over hele verden var der behov for at standardisere måden fabrikkerne planlagde og disponerede deres rå- og færdigvarelagre.
Symptomer og udfordringer
Men er det overhovedet et problem, at drive supply chain på forskellige måder?
Det korte svar er “ja” og Martin oplevede 6 symptomer på problemet:
Excel-ark og mavefornemmelser
Og hvad var så årsagen til den stigende lagerværdi, det manglende overblik og længere leveringstid til kunderne?
Martin nævner overordnet to ting:
“Kunden skal være tilfreds”
Fabrikkerne havde ikke tilstrækkelig indsigt i data og derfor blev beslutninger baseret på ønsket om at gøre kunden tilfreds. Det er hverken unormalt eller forkert, men grundlaget var ikke optimalt.
Og selv når Alfa Laval forsøgte at tage fornuftige beslutninger ved at analysere data fra et ERP-system og tilpasse f.eks. indkøb, var det ikke optimalt.
Problemet var, at alt arbejdet foregik i Excel med hjemmegjorde formler og det gav ustabile data og endnu en proces, der var til fri fortolkning på fabrikkerne.
Supply chain = ikke en kerne-kompetence
Alfa Laval har en stolt tradition med produktudvikling af nye teknologier, men supply chain, indkøb og produktion er ikke en kerne-kompetence.
Selv med Martins 34 års erfaring i at drive en sund værdikæde, oplevede Alfa Laval et hul i de øvrige medarbejderes viden om grundlæggende supply chain management.
“Man bestiller jo ikke forkert med vilje og man spørger ikke, hvis man ikke ved, hvad man skal spørge om.”
Martin lægger tryk på, at arbejdet med data og supply chain handler mindst lige så meget om mennesker, for valide data er ligegyldige, hvis man ikke ved hvad man skal gøre med dem.
Derfor oprettede Alfa Laval i 2021 et “Digital Supply Chain Office” for at varetage digitale og supply chain-relaterede projekter, som går på tværs af fabrikkerne. Formålet er at støtte fabrikkerne med at digitalisere deres processer og opnå fordelene ved supply chain best practices.
Da Alfa Laval forstod, hvad problemet var, blev det tid til at definere nogle mål og beslutte, hvad de ville opnå.
Det stod soleklart for Alfa Laval, der formulerede tre overordnede mål:
Alfa Laval omsatte bedre kontrol over lagrene til det målbare KPI Inventory Days of Supply (IDS), som et udtryk for omsætningshastigheden med henblik på:
Derudover var det vigtigt for Alfa Laval at have menneskene med og skabe en reel forandring på fabrikkerne. Og for Martin var det ikke bare et fikst digitaliseringsprojekt, der skulle lave quick fixes.
Det handlede om at ændre adfærd, strømlining og fælles fodslag.
Farvel til manuelt Excel-tasteri
Koblingen mellem indsigter (Insights) og handling (Actions) var grunden til, at Alfa Laval valgte Inact som samarbejdspartner. Platformen Inact Now giver et bedre overblik og indblik i fabrikkernes varelagre og er et pædagogisk værktøj, som omsætter KPI’er til handling på gulvet.
“Det er nemt. Og det er simpelt at anvende som bruger, ikke kun superuser.”
Med Inact har Alfa Laval ikke bare fået et stykke software, men en trofast samarbejdspartner, der er klar med rådgivning, business reviews og løbende tilpasning.
Løsningen til Alfa Laval består af tre dele:
Insights, der giver det visuelle overblik
Platformen Inact Now, samler, analyserer og beriger alt relevant data fra Alfa Lavals ERP-system og skaber dagligt et visuelt overblik over forskellige parametre, f.eks. aftræksmønste, varebeholdninger og omsætningshastighed.
I stedet for en stor tavle, der svømmer over med KPI’er og søjlediagrammer, der er svære at afkode, er der skåret ind til lårbenet.
Det visuelle overblik i dashboardet er gjort enkelt, brugervenligt og gør det nemt at afkode, hvad de forskellige data betyder.
Udover at visualisere “as is” analyserer Inact Now hvert varenummer og foreslår en mere korrekt opsætning af parametrene i ERP-systemet baseret på friske data.
Actions, der er konkrete handlingspunkter
Analyse uden handling er spild af tid, og alt for ofte drukner medarbejdere i overordnet rapportering af nøgletal, hvor det er uigennemskueligt for den enkelte medarbejder, hvad man skal foretage sig.
Derfor overvåger Inact Now alle Alfa Lavals varenumre dagligt og fremhæver de varenumre, som er i konflikt med de parametre og politikker, de har sat op.
F.eks. et sikkerhedslager som skal fjernes eller en ordrestørrelse som skal hæves.
Alfa Laval bruger også Inact Now som samtale- og dialogværktøj og har det visuelle overblik med på f.eks. ugentlige møder, så de hurtigt kan handle på et oplyst grundlag.
Mere end system og support
Selvom Martin taler varmt om supporten, der fx. har vist, hvordan han nemt kunne oprette et dashboard, fremhæver han ikke dét, som det vigtigste. For Alfa Laval er Inact mere end et system og en support.
“Det er fedt, når vi mødes, og I er lydhøre over for mine forespørgsler om ændringer i systemet eller generel sparring.”
Partnerskabet med Inact Now er en vigtig del af løsningen for Alfa Laval. Martin beskriver Inact som en samarbejdspartner, der med det store netværk og erfaring, kan rådgive om konkrete udfordringer og dele best practices fra andre i branchen.
Nu kan du godt kalde på CFO’en, for Martin fremhæver særligt to målbare resultater, der direkte kunne ses på bundlinjen:
Lagerreduktion på 25%
Da en af fabrikkerne fik implementeret Inact Now begyndte de bl.a. at arbejde aktivt med de actions, der gav konkrete handlingsforslag.
Helt konkret skruede fabrikken på tre parametre:
Og sådan kunne fabrikken nedbringe lagerværdien 25% og øge omsætningshastigheden. Alt sammen baseret på visuel data.
En aha-afsløring
“Der er faktisk et punkt, som jeg ikke har nævnt”, sagde Martin til sidst i interviewet.
Da Martin, med Inact Now, fik et større overblik over lagrene, afslørede data noget uventet på én af fabrikkerne:
At de sad på et enormt lager af færdigvarer, altså produkter der var produceret, selvom der ikke var nogen aftale med kunder, der skulle aftage produktet.
“Det var helt grotesk. Vi snakker halvdelen af lageret på fabrikken.”
Og årsagen til de mange færdigvarer?
Dårlige aftaler, eller slet ingen aftaler, med salg og shipping. Der var ganske enkelt ikke lavet tilstrækkelige aftaler med kunder til at købe produkterne. Højre hånd vidste altså ikke hvad venstre hånd lavede.
Martin fremhæver særligt visualisering af data som noget af det bedste ved Inact Now.
“Før Inact Now kunne vi godt trække data ud, men det var håbløst svært at visualisere.”
Typisk kunne en superbruger godt forstå data, men alle andre var tabt på gulvet. Dashboardet i Inact Now har gjort det nemt at forstå data, og det har skabt en bevidsthed hos medarbejderne i Alfa Laval.
Inact Now har gjort det ubevidste, bevidst.
Derudover fortæller Martin, at medarbejderne forstår langt mere end før. De deler viden på tværs af fabrikker, stiller spørgsmål og opsøger selv kurser og uddannelser.
Kronen på værket: bedre samarbejde og et fælles sprog
Møder, du faktisk ser frem til
For Alfa Laval er Inact Now blevet mere end et dagligt KPI- og eksekveringsværktøj. Med fuld indsigt og gennemsigtighed har Alfa Laval formået at bygge bro på tværs af afdelinger, fabrikker og ledelseslag. Populært sagt, har de altså nedbrudt de udskældte siloer, der skaber problemer for samarbejdet og resultaterne.
Martin fortæller, at han i dag har de bedste møder med Sourcing om Minimum Quantity Order (MOQ) er de bedste møder, fordi de tager udgangspunkt i politikker og et fælles sprog – skabt via visualisering i Inact Now.
En bro på tværs af organisationen
Platformen afslørede også et manglende fokus på udfasning af produkter, hvilket har bygget bro mellem Operations, Salg og Product Management. Det fælles sprog mellem Operations, Product Management og Salg har resulteret i Sales & Operations Planning (S&OP) som drives af “Digital Supply Chain Office”, der går på tværs af fabrikker og produktgrupper.
Ja, det er mange interessenter at holde styr på. Og uden den foregående analyse, gennemsigtighed, standardisering og digitalisering ville et møde med så mange forskellige interessenter ikke være muligt.
Men for Alfa Laval er det muligt. Med Inact Now.
Et sidste svirp med halen fra Martin er et godt råd, hvis du vil arbejde med at modernisere og digitalisere dine supply chain funktioner, f.eks. i samarbejde med Inact.
Martin deler sit råd i tre:
Få top management med
Det er vigtigt, fordi det er en omkostning at reparere sin supply chain. Derfor anbefaler Martin at vise ledelsen, hvor meget forretningen kan spare, ved at arbejde med lageret.
“Lagertal er jo rimelig nemme at arbejde med, frem for andre ting, der måske ikke er helt nemme at bevise. Her har du konkrete tal, der viser hvor meget i forretningen I sparer, hvis I bringer lageret ned.”
Træning, træning, træning
Forestil dig at få et stukket strikkepinde og en sweater-opskrift hånden. Hvor motiveret ville du være? Vi gætter på “ikke ret meget”.
Det samme gælder værktøjer som Inact Now. Og Martin understreger, at det er essentielt at prioritere undervisning og træning som fundament – altså en grundviden om supply chain, så medarbejderne forstår de forskellige begreber. Ellers står medarbejderne med et værktøj, de ikke kan bruge.
Få medarbejderne med
Alfa Laval har brugt data og Inact Now til at skabe fælles indsigt og gennemsigtighed, så den enkelte indkøber og planlægger, hvorfor vi gør som vi gør. Den fælles forståelse og fodslag er afgørende for at initiativerne virker på gulvet og i hverdagen.
Derfor lægger Martin tryk på, at medarbejderne skal forstå, hvordan de forskellige parametre påvirker lageret, hvad de skal være opmærksomme på og ikke mindst at ovenstående er i tråd med det overordnede mål for omsætningshastighed.
Hvis medarbejderen ikke forstår, hvorfor de skal ændre adfærd, bliver det svært.
Martin tilføjer, at det faktisk ikke var svært at få medarbejderne med:
“Det har vi faktisk ikke haft nogen problemer med, fordi det er så visuelt og pædagogisk.”
Derudover har Martin erfaret, at mange mennesker bliver bange, når de skal afkode tung data. Med Inact Now, er det tunge arbejde gjort for dem, og de kan gå direkte til eksekvering, fordi de allerede har fået indsigten og forstår data.
Alfa Laval er en førende global leverandør af produkter og løsninger inden for varmeoverførsel, separation og væskehåndtering. Deres produkter og tjenester hjælper med at forbedre effektiviteten, produktiviteten og bæredygtigheden i en række industrier, herunder energi, miljø, fødevarer og marineindustrien.
Alfa Laval udvikler og leverer teknologier, der bruges til at opvarme, køle, adskille og transportere væsker, og de arbejder på at løse komplekse udfordringer for deres kunder verden over. Alfa Laval beskæftiger mere end 21.000 medarbejdere og omsætte for 42,4 millarder DKK i 2023.
www.alfalaval.dk
