I casen møder du Heidi Lindbøg Karlsen, indkøbschef i den vestjyske køkkenkæde AUBO, der har eksisteret siden 1985 og været familieejet indtil 2023, hvor de blev en del af TCM Group.

Med produktion i Vestjylland leverer AUBO køkken- og baderumsløsninger i høj kvalitet, har forhandlere i Danmark, Norge, Sverige og Færøerne og er dedikeret til at levere produkter, der holder til hverdagsbrug i generationer. 

Denne case dokumenterer, hvordan AUBO gennem målrettet samarbejde med Inact har reduceret deres varelager med 20% – uden at gå på kompromis med deres produktionskapacitet eller kundetilfredshed.

Forestil dig, at al viden om din virksomheds supply chain er godt gemt i hukommelsen på en af dine kollegaer. Intet er skrevet ned eller dokumenteret, og alt hviler på din kollegas hukommelse og nogle Excel-ark. 

Hvad sker der, hvis den kollega ikke længere er tilgængelig? Al viden forsvinder. 

Det skete desværre for AUBO i 2021, da stifteren pludselig afgik ved døden og tog 40 års viden om varelager og indkøb med sig. 

Og det blev Heidi Lindbøg Karlsens ilddåb, da hun i foråret 2022 tiltrådte som indkøbschef i virksomheden og opdagede flere problemer med varelageret, som var direkte afledt af det store videnstab:

• Et uoverskueligt varelager 
• Udfordringer i forhold til lagerstyring
• For høj kapitalbinding på grund af for stort varelager

Tabet af AUBO’s stifter afslørede symptomer på en større strukturel sårbarhed i virksomheden, da forretningskritisk viden viste sig at være knyttet til denne ene person.

Det efterlod Heidi Lindbøg Karlsen med en følelse af afmagt, og hun beskriver, at udfordringerne med varelageret gjorde det næsten umuligt at følge med udviklingen – både internt i virksomheden og eksternt i markedet.

En anden udfordring var manglende gennemsigtighed i data og processerne for indkøb og disponering. Da Heidi Lindbøg Karlsen trådte til i 2022, havde hun behov for et klart og let tilgængeligt overblik over varelageret, før det var muligt at tage vigtige beslutninger om indkøb og lagerstyring.

Varelageret var for stort, kapitalbindingen var for høj og arbejdsgangene skulle optimeres.

Men varelageret var ikke bare uoverskueligt og stort. 

Der var mange varer, som ikke længere var relevante for markedet, hvilket er en kendt udfordring i køkkenbranchen, hvor design- og forbrugertrends ændrer sig hele tiden – og i forskelligt tempo på tværs af markedet:

” Som producent til køkken og bad i alle segmenter, både prisbevidst, projektsalg og high-end, stiller det store krav til os og vores varelager.”

Det betyder, at produkter fødes og udfases på måneder eller år, hvilket kræver, at hele forsyningskæden arbejder tæt sammen for at være på forkant, så virksomheden ikke ender med restlager på gamle og outdatede varer. 

De mange døde varer blev en torn i øjet på indkøbschef Heidi Lindbøg Karlsen, der insisterede på at finde en gangbar løsning. En løsning, der ikke bare handlede om at skrotte varerne, men en løsning, der både var rentabel og ansvarlig i forhold til miljøet.

Det førte til mange interne snakke om, hvordan lageret skulle håndteres, og Heidi beskriver, hvordan følelser og de “hvad nu hvis”-argumenter, der kom frem, gjorde det svært at træffe gode beslutninger. 

Det første skridt var en grundig analyse af AUBO’s sortiment, og i tæt samarbejde med Heidi Lindbøg Karlsen fik Inact de mest kritiske udfordringer op til overfladen. 

Herefter foreslog Inact løsninger til at håndtere både de akutte problemer og virksomhedens langsigtede behov, f.eks. fik AUBO renset og opdateret de stamdata, der er hele grundlaget for korrekt indkøb og disponering. 

Næste skridt var at samle og kategorisere AUBO’s data og produkter, så de fik et simpelt overblik. På den måde kunne Heidi Lindbøg Karlsen bedre få øje på ineffektive processer og områder på varelageret, hvor de kunne rydde op og skære ned. 

Omdrejningspunktet for samarbejdet mellem AUBO og Inact var at få indsigt i data og lave automatiseringer, der skulle ændre konkret adfærd hos de mennesker, der driver varelageret til hverdag. Og med platformen Inact Now fik AUBO et realtidsoverblik over lagerbeholdningen samt ABC-kategorisering af alle produkter, der gav virksomheden flere fordele:

• Det blev lettere at identificere døde varer
• Optimering af indkøb baseret på data, ikke fornemmelser
• Produktionen kunne se, hvordan de skulle (gen)bruge materialerne

Med det nye helikopteroverblik lavede AUBO to overordnede mål:

1. Varelageret skulle skæres gevaldigt ned (ledelsens mål var 20% reducering)
2. En plan for de døde varer, og hvor de skulle leve (hvis de skulle leve)

Heidi forklarer, at det var vigtigt for hende og resten af AUBO at nå ledelsens mål om at skære varelageret med 20%, uden at det skulle gå ud over kunderne:

 “Man kan nemt skære varelageret ned, til det gør ondt, men kunden betaler regningen”

Derudover var – og er – det også vigtigt at finde en ansvarlig løsning på de døde varer, både for at leve op til de kommende ESG-krav, hvor virksomheder bl.a. skal dokumentere en vares livscyklus fra produktion til emballering, men også for at efterleve AUBO-stifterens filosofi om at finde kreative løsninger til at bruge og genbruge materialer. 

På kun ét år har AUBO reduceret deres lagerværdi fra 37 mio. kroner til 30 mio. kroner, altså en reducering på svimlende 20% – helt uden at påvirke deres produktionsflow eller løfte til kunderne om vestjysk ordentlighed og levering til tiden.

“Det er meget tilfredsstillende, at vi har opnået præcis, hvad ledelsen ønskede.”

Resultaterne af samarbejdet mellem AUBO og Inact har ikke kun gavnet de grønne tal i regnskaberne, men også åbnet op for et bedre samarbejde i virksomheden. Det har styrket samarbejdet mellem indkøb, salg og produktion for at holde fokus på varelageret samt AUBO’s CEO, der får en automatiseret mail med nøgletal, så de ikke længere bruger tid på at diskutere, om tallene er rigtige eller ej.

AUBO har altid været gode til at tænke kreativt, og filosofien er kun blevet forstærket efter samarbejdet med Inact, fordi de nu kan understøtte kreative ideer med konkrete data.

Når vi taler med AUBO om resultaterne, fortæller indkøbschef Heidi Lindbøg Karlsen, at hun er stolt af resultaterne og håber at kunne tilføre yderligere værdi til TCM Group med den viden, som er opnået hos AUBO. Hun håber desuden, at de andre produktioner i gruppen er nysgerrige på, hvordan AUBO har gjort. Derudover praler direktør Torben Andersen ofte med de flotte resultater og har tillid til indkøbsafdelingen:

“Vi havde nogle år i forvejen set på Inact. Det var en stor lettelse, at indkøbschefen selv spurgte til softwaren fra Inact, bl.a. fordi hun med gode resultater havde anvendt løsningen i et tidligere job.”

Til slut fortæller Heidi Lindbøg Karlsen, at  AUBO’s arbejde med Inact og platformen Inact Now også har givet et nænsomt, men bestemt puf i den rigtige retning mod virksomhedens arbejde med ESG og ansvarlig produktion.

Indkøbschefen fortæller, at Inact hjælper dem med at lave konkrete planer for produkterne med afsæt i data frem for følelser: 

“Som relativt nyansat kom jeg jo udefra og oplevede mange følelser og “det kan vi da ikke”-argumenter i diskussionen om bæredygtighed, men nu kan vi tale ud fra data”, forklarer Heidi Lindbøg Karlsen, og fortæller, at AUBO nu bruger data til at beslutte, hvad der skal være på lager, og hvad der skal ske med varer, der udgår af sortimentet. 

Ved at reducere spild og optimere lagerstyringen har virksomheden taget vigtige skridt mod en mere ansvarlig produktion – helt ned til emballering. Det er et område, som Heidi Lindbøg Karlsen ser som en vigtig del af AUBO’s fremtidige strategi, og som hun mener, bliver et vigtigt konkurrenceparameter i branchen:

“Vi er nødt til at tale om, hvilket liv, de døde produkter skal have. Og vi kan lige så godt gøre det nu og være på forkant, inden forbrugeren og loven kræver det.”

Men det stopper ikke her

Heidi Lindbøg Karlsen og indkøbsafdelingen har formået at holde formen og mere til: Selv efter den store lagerreduktion på 7 mio. har AUBO tilført flere varer til varelageret uden at øge lagerværdien.

AUBOS resultater understreger, at øvelsen med at kontrollere varelageret ikke et quickfix og en håndfuld hurtige konsulentbesøg. Det handler om partnerskab og om at ændre adfærd hos medarbejderne. 

Og blive ved.

AUBO er en Vestjysk køkkenfabrik og en del af TCM Group. Med produktion i Aulum, der ligger mellem Herning og Holstebro, leverer AUBO køkken- og baderumsløsninger i høj kvalitet, og er kendt for deres grundighed og høje kundeservice. Komplet levering til aftalt tid – hver gang – er en af de meget vigtige målsætninger, som også udleves i hverdagen. Virksomheden har forhandlere i Danmark, Norge, Sverige og Færøerne og er dedikeret til at levere produkter, der holder til hverdagsbrug i generationer.

www.aubo.dk